Walczmy o usprawnienie administracji! Komisje dla usprawnienia administracji publicznej i ich rola w racjonalizacji polskiej biurowości do roku 1956

Polską administrację usprawniano walcząc. Zmagania były częste, nierówne, a „przeciwnicy” – wewnętrzni i zewnętrzni – zróżnicowani: oporni decydenci, przeciwne zmianom i wpływowe lobby zachowawcze, niewykwalifikowani urzędnicy, trudności techniczne i aprowizacyjne, wreszcie – sytuacja ekonomiczna oraz polityczna. Od początku istnienia XX-wiecznej państwowości polskiej istniało jednak przeświadczenie o konieczności zmodernizowania aparatu publicznego. Zadanie to poruczono w dużej mierze specjalnie powołanym ciałom kolegialnym zwanym komisjami dla usprawnienia administracji, których w latach 1918–1956 funkcjonowało aż czternaście. Każdemu z nich poświęcono oddzielny podrozdział, w którym przeanalizowano okoliczności powołania, podstawy prawne, składy osobowe oraz działalność. Najważniejszym jednak efektem analizy było wyodrębnienie tych aspektów prac, które dały się wpisać w ramy zarządzania dokumentacją: opracowanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych, instrukcji dla referentów, zaproponowanie rozwiązań z zakresu architektury i wyposażenia wnętrz oraz metod pracy biurowej. Uchwycono ponadto obraz wyjściowy dla późniejszych reform – funkcjonowanie kancelarii różnych szczebli po odzyskaniu przez Polskę niepodległości oraz po 1945 r., a także zweryfikowano wdrażanie komisyjnie wypracowanych rozwiązań i ustalono swoisty „bilans zamknięcia” dla biurowości po wygaszeniu działań kolegiów. Osobny rozdział poświęcono komisjom zagranicznym– amerykańskim, brytyjskim, francuskim, austriackim, belgijskim, niemieckim oraz włoskim.

Praca doktorska, która była podstawą do napisania tej książki, została wyróżniona w XIV edycji konkursu im. Władysława Pobóg-Malinowskiego na „Najlepszy Debiut Historyczny Roku w zakresie historii najnowszej” za rok 2021.

Polish administration was improved through struggling. These struggles were frequent, unequal, and the "opponents" – internal and external – varied: resistant decision-makers, the conservative lobby opposed to changes and influential, unqualified officials, technical and provision difficulties, and, finally, the economic and political situation. However, from the beginning of existence of the 20th-century Polish statehood, a belief in the need to modernise the public apparatus was present. This task was largely entrusted to specially established collegial bodies called commissions for the improvement of administration, of which there were as many as fourteen in the years 1918–1956. To each of them is devoted a separate subchapter, which analyses the circumstances of their appointment, legal basis, composition and activities. However, the most important effect of the analysis was the isolation of those aspects of work that could be included in the framework of documentation management, i.e., development of office and archival norms, instructions for clerks, proposed solutions in the field of architecture and interior design, as well as office work methods. Moreover, the initial picture for later reforms was captured – the functioning of law offices at various levels after Poland regained independence and after 1945, and the implementation of the solutions developed by the commission was verified and a kind of "closing balance" was established for the office after the cessation of the activities of the colleges. A separate chapter is devoted to foreign commissions – American, British, French, Austrian, Belgian, German and Italian.

The doctoral thesis, which was the basis for writing this book, was awarded in the 14th edition of the Władysław Pobóg-Malinowski Competition for the "Best Historical Debut of the Year in the Field of Modern History" for 2021.

Wstęp / 9

Rozdział 1. Komisje dla usprawnienia administracji na świecie do 1956 r. / 23
1.1. Komisje dla usprawnienia administracji w Stanach Zjednoczonych / 23
1.2. Komisje dla usprawnienia administracji w Wielkiej Brytanii / 55
1.3. Komisje dla usprawnienia administracji we Francji / 59
1.4. Komisje dla usprawnienia administracji w Austrii / 67
1.5. Komisje dla usprawnienia administracji w Belgii / 71
1.6. Komisje dla usprawnienia administracji w Niemczech / 77
1.7. Komisje dla usprawnienia administracji we Włoszech / 86
1.8. Podsumowanie / 89

Rozdział 2. Komisje dla usprawnienia administracji w Polsce do roku 1939 / 93
2.1. Komisja Urzędnicza Państwa Polskiego / 93
2.2. Międzyministerialna Komisja Kwalifikacyjna / 98
2.3. Komisja dla Spraw Oszczędności Państwowych / 104
2.4. I Komisja dla Reformy Administracji / 109
2.5. Nadzwyczajny Komisarz Oszczędnościowy i Państwowa Rada Oszczędnościowa / 113
2.6. II Komisja dla Reformy Administracji / 133
2.7. Komisja dla Reorganizacji Biurowości / 136
2.8. Komisja dla Reorganizacji Administracji / 140
2.9. Komisja dla Usprawnienia Administracji Publicznej / 145
2.10. Podsumowanie / 164

Rozdział 3. Racjonalizacja biurowości w pracach międzywojennych komisji dla usprawnienia administracji / 169
3.1. Początki biurowości / 169
3.2. Instrukcje kancelaryjne / 180
3.3. Instrukcje dla referentów / 207
3.4. Instrukcje archiwalne / 214
3.5. Architektura i wyposażenie / 219
3.6. Biurowość po reformach / 223
3.7. Podsumowanie / 236

Rozdział 4. Komisje dla usprawnienia administracji w latach 1945–1956 / 239
4.1. Komisja do zbadania organizacji i stanu etatów osobowych w administracji / 239
4.2. Zespół do opracowania instrukcji kancelaryjnej z 1947 r. / 250
4.3. Komisja Organizacji Administracji Publicznej / 257
4.4. Centralna Komisja Projektów Usprawnienia Administracji Publicznej / 262
4.5. Centralna Komisja Usprawnienia Administracji Publicznej / 285
4.6. Podsumowanie / 312

Rozdział 5. Racjonalizacja biurowości w pracach komisji dla usprawnienia administracji w latach 1945–1956 / 317
5.1. Początki biurowości / 317
5.2. Instrukcje kancelaryjne / 343
5.3. Metody pracy biurowej / 352
5.4. Mechanizacja pracy biurowej / 359
5.5. Lokal biurowy i jego wyposażenie / 371
5.6. Druki i formularze / 381
5.7. Składnice akt / 390
5.8. Biurowość po reformach / 397
5.9. Podsumowanie / 406

Zakończenie / 411
Wykaz źródeł i literatury / 421
Wykaz tabel, schematów i wykresów / 443
Aneks / 449

Marcin Smoczyński